Les clés pour recruter un stagiaire

Accueillir un stagiaire est souvent le premier pas vers l'embauche pour de nombreux entrepreneurs. C’est une opportunité de transmettre, de bénéficier d’un regard neuf sur son activité, et de tester, dans un cadre sécurisé, la montée en puissance de son équipe. Mais embaucher un stagiaire ne s’improvise pas ! Voici les étapes clés à respecter pour réussir ce recrutement, dans le respect de la réglementation.

Etape 1 : Vérifier que le stage est autorisé et intégré à une formation diplômante

Avant toute démarche, assurez-vous que le stage s'inscrit dans un cursus de formation reconnu et intégré dans un parcours pédagogique officiel. Les stages hors cursus ou « de découverte » pour adultes sont interdits en entreprise. Pour vérifier ce point, demandez systématiquement une convention de stage fournie par l’établissement d’enseignement du stagiaire. Vous n’avez pas à adresser à l’Urssaf ou à la CGSS une déclaration préalable à l'embauche (DPAE) car le stagiaire étudiant n’est pas considéré comme un salarié.

Etape 2 : Définir une mission pédagogique claire, en lien avec la formation

Le stage doit répondre à un objectif pédagogique : permettre à l’étudiant de mettre en pratique ses apprentissages et de développer de nouvelles compétences utiles à sa formation. Rédigez une fiche de mission détaillant :

• Les tâches à réaliser,

• Les compétences à acquérir,

• Les objectifs du stage.

Cette mission doit être cohérente avec le cursus suivi par le stagiaire. Évitez de confier des missions sans lien avec la formation ou de remplacer un poste salarié.

Etape 3 : Fixer la date d’arrivée et signer une convention tripartite

La convention de stage est obligatoire. Elle doit être signée par :

• L’établissement d’enseignement,

• L’entreprise,

• L’étudiant.

Ce document précise : dates de début et de fin, horaires, missions, nom du tuteur, gratification, conditions d’assurance, etc. L’absence de convention expose à des sanctions et à une possible requalification du stage en contrat de travail. A noté que la durée du ou des stages effectués par un même stagiaire dans un même organisme d’accueil ne peut pas être supérieure à six mois par année d’enseignement.

Etape 4 : Vérifier la couverture accident du travail 

Avant de débuter le stage, il est indispensable de vérifier la couverture du/de la stagiaire :

• Stagiaire d’un établissement public (école, université) :
  Généralement, l’établissement d’enseignement prend en charge la couverture accident du travail pour les stages réalisés en France. Cette information doit figurer dans la convention de stage.

• Stage hors France ou cas particuliers :
  Si le stage se déroule à l’étranger, ou si la convention ne prévoit pas explicitement la couverture par l’établissement, il revient à l’entreprise d’accueil de souscrire une assurance complémentaire couvrant le risque accident du travail.

• En cas d’accident :
  En cas d’accident survenant pendant le stage ou sur le trajet domicile-lieu de stage, le/la stagiaire (ou un témoin) doit prévenir immédiatement l’employeur et consulter un médecin pour obtenir un certificat médical initial. L’employeur doit alors déclarer l’accident auprès de la caisse d’assurance maladie dans les 48 heures.

• Justificatifs et démarches :
  L’ensemble des démarches, déclarations et certificats médicaux devront être transmis rapidement aux services compétents (caisse d’assurance maladie ou service gestionnaire de l’établissement).

Etape 5 : Désigner un tuteur de stage référent

La loi impose la désignation d’un tuteur au sein de l’entreprise qui accompagne, forme et évalue le stagiaire. Il fait le lien entre l’entreprise et l’établissement d’enseignement, et ne peut pas encadrer plus de trois stagiaires en simultané.

Etape 6 : Fournir une attestation de stage à la fin

À l’issue du stage, l’entreprise doit remettre une attestation mentionnant : la durée effective, les dates, la gratification versée. Ce document est indispensable pour faire valoir l’expérience et, parfois, pour la validation du diplôme ou des droits à la retraite.

Etape 7 : Faire un retour pédagogique

Enfin, certaines écoles demanderont un bilan ou une évaluation du stage. Prévoyez un entretien de fin de stage pour formaliser ce retour, utile pour l’étudiant et l’établissement.