Contrat et facturation en sous-traitance

Pour de nombreux entrepreneurs, la sous-traitance est une étape intermédiaire rassurante, qui permet de déléguer certaines tâches tout en gardant la flexibilité de son organisation.

Mais attention : sous-traiter ne s’improvise pas et doit impérativement s’encadrer par un contrat solide et des règles précises de facturation.

Avant le contrat : la note d’intention et la proposition commerciale

La note d’intention est un document court et synthétique dans lequel le sous-traitant expose sa compréhension du projet ou de la mission proposée ainsi que sa vision pour y répondre. Son objectif principal est de convaincre le donneur d’ordre que le sous-traitant a bien saisi les enjeux et dispose des compétences nécessaires pour mener à bien la tâche.

La proposition commerciale est un document plus formalisé et précis, qui s’appuie souvent sur la note d’intention pour détailler l’offre concrète. Elle sert de base à la négociation contractuelle et conditionne souvent la signature d’un contrat de sous-traitance.

Pourquoi le contrat de sous-traitance est-il indispensable ?

Même si la tentation est grande de fonctionner « à la confiance », il est vivement recommandé de formaliser chaque collaboration par un contrat écrit. C’est une obligation légale (loi n°75-1334 du 31 décembre 1975), mais surtout une sécurité pour éviter tout malentendu, aussi bien pour le donneur d’ordre (vous) que pour le sous-traitant.

Le contrat permet de :

• Clarifier les attentes et les responsabilités 

• Fixer un cadre pour la mission, les délais et les livrables 

• Anticiper les éventuels litiges

Que doit contenir un contrat de sous-traitance ?

Le contrat de sous-traitance doit comporter les mentions suivantes :

• Objet du contrat : le détail de la mission confiée au sous-traitant

• Identification du donneur d’ordre et du sous-traitant 

• Prix de la prestation

• Clause d'indexation ou clause de renégociation

• Délais de paiement et/ou pénalités de retard

• Modalités de modification du contrat

• Livraison (lieu de livraison, délais, transport et emballage)

• Sanction du non-respect des délais (réduction du prix, par exemple)

• Contrôle et réception des prestations

• Garanties accordées au sous-traitant

• Confidentialité de certaines informations transmises au sous-traitant

• Propriété intellectuelle lorsque la prestation est protégée par les droits d'auteur

• Clause sur le travail dissimulé pour s'assurer que le sous-traitant ne recourt pas au travail de personnes non déclarées

• Date de conclusion, date d'effet du contrat

• Tribunal compétent et droit applicable, en cas de litige éventuel

Le contrat doit également déterminer si le sous-traitant a une obligation de moyen ou une obligation de résultat.

S'il s'agit d'une obligation de moyen, le sous-traitant n'a pas l'obligation d'atteindre un résultat déterminé.

S'il s'agit d'une obligation de résultat, le sous-traitant s'engage à atteindre le résultat précis, concret et déterminé au contrat.

Comment se passe la facturation ?

La facturation se fait en deux temps :

1. Le sous-traitant vous facture sa prestation, selon un tarif horaire ou forfaitaire défini à l’avance.

2. Vous facturez le client final, comme d’habitude, en précisant – par souci de transparence – qu’une partie de la mission a été réalisée par un partenaire.

Points de vigilance

• Transparence : informez toujours votre client si vous sous-traitez une partie de la prestation.

• Responsabilité : même en déléguant, vous restez responsable du résultat final aux yeux du client. D’où l’importance d’avoir une assurance responsabilité civile professionnelle à jour et compatible avec la sous-traitance.

• Obligations légales : pour toute prestation supérieure ou égale à 5 000 € HT, vérifiez que votre sous-traitant est à jour de ses cotisations sociales (attestation de vigilance URSSAF).